重庆工程学院 学生档案管理办法

第一章  总  则

第一条 为加强学生档案管理工作，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》以及学校学生管理工作的相关规定，结合我校实际，特制订本办法。

第二条 学生档案是反映学生个人经历和德、智、体、美、劳等各方面表现的各种文件材料，是学生成长过程的真实历史记录，是用人单位全面了解、选拔、使用人才的重要依据。

第三条 学生档案管理包括对学生档案材料的收集、整理、鉴定、归（建）档、保管、利用、转递等相关管理工作，坚持真实性、完整性、规范性、安全性原则。

第四条 相关职能部门与各专业二级学院须将学生档案工作纳入年度计划，明确专人负责日常管理，并将其管理情况作为部门及人员考核的重要指标。

第二章  管理职责

第五条 各专业二级学院和相关职能部门是学生档案材料的形成和管理机构，其职责包括：

（一）各专业二级学院负责学生入学、在校期间及毕业季档案材料的收集、完善、整理、检查和其它常规管理工作。

（二）学生处对学生档案管理工作进行监督、检查和指导。

（三）就业指导中心牵头做好毕业生档案转递工作。

（四）档案馆负责保管毕业时申请暂留学校的毕业生档案。

（五）学校其它相关部门要根据工作职责，协助做好学生档案材料的收集、整理、归档、转递等工作。

第三章  归档范围

第六条 学生档案归档材料包括但不限于以下内容：

（一）招生录取材料（必装）：高招档案、专升本学生专科阶段档案、录取通知书、个人免冠照片、身份证复印件等。

（二）党团材料（必装）：在校入党（团）相关材料、参加民主党派相关材料。

（三）学籍材料（必装）：新生入学登记表、新生体检表、休学、退学、转学、转专业等学籍变更证明材料。

（四）学习材料：历年成绩表（必装）、职业资格认证（等级证书）复印件等。

（五）实践材料：教学实践和社会实践鉴定材料。

（六）毕业材料：高校毕业生登记表（必装）、毕业论文（设计）评定表、毕业实习成绩报告表、优秀毕业生登记表、学历证明及学位证明等材料。

（七）奖励材料：学生在校期间获得校级及以上表彰材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生等复印件）。

（八）处分材料：学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括处分决定和解除处分影响期决定）。

（九）其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第四章  归档要求

第七条 档案材料的归档要求：

（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，由承办单位盖章或个人署名，有形成材料日期。

（二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章，个人文字材料应有本人签字，特殊情况下，本人未签字的，可由组织注明。

（三）档案材料一般为A4型公文用纸，填写时一般要求黑色签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、非黑色签字笔书写。

（四）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，必须注明复制时间，并在复印件上加盖材料出具单位的公章。

第五章  档案转接

第八条 学生档案转接要求如下：

（一）新生档案的转接

1.新生自带的档案由各专业二级学院辅导员直接接收，接收时要做好签收、登记工作，以备核查。

2.各省市招办统一寄发的新生档案，由招生办公室统一接收，再分发至各专业二级学院学生科和双桥校区学生工作办公室。

3.各专业二级学院学生科负责检查新生档案建档材料的完整性、真实性和准确性。

（二）学籍变动学生档案的转接

　　休学、在校学生应征入伍，其档案由各专业二级学院保存；转学、退学、开除学籍、死亡等学生，其档案从办理学籍变动起，由各专业二级学院根据学生或家长要求转至相应档案存放中心。

（三）毕业生档案的转接

1.应届毕业生档案，由各二级学院整理核查后，根据档案寄发要求封装、登记，再转交就业指导中心统一寄发，原则上寄往生源所在地的档案管理服务机构（如人才交流中心）。

2.应届毕业生在考取研究生、公务员，或录取单位需提前调档时，由各二级学院整理核查后，根据档案寄发要求封装、登记，再转交就业指导中心，按单位调档函要求寄发。

3.对毕业离校时暂未就业或其它特殊情况需申请档案留存学校的毕业生，在每年毕业离校前两周内提出申请，经各专业二级学院负责人签字、就业指导中心审核后，到学校档案馆办理毕业生留档手续。就业指导中心需在毕业离校两周内将学生档案移交至档案馆，学校可为其暂时保留档案，保留期原则上自学生毕业之日起两年。

4.留档时间到期仍未落实工作单位的学生，学校将档案寄回生源所在地档案存放中心。

5. 学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过国家指定的机要渠道进行转递。学生档案一般不得以普通函件邮寄或交由本人自带。

（四）档案移交与交接

因校区搬迁、档案保管人员变动，各专业二级学院档案保管人员须依据书面清单，由移交人、接收人与监交人三方共同在场，逐份清点核对档案实体内容，确认无误后共同签字，完成责任转移并备案留存。

第六章  档案的查（借）阅

第九条 在校期间查阅或复制学生档案，必须履行登记与审批手续。各专业二级学院学生科负责人及辅导员在登记后可直接查阅；校内其他人员须经各专业二级学院负责人批准；校外单位须凭公函并按学校规定程序办理。

第十条 查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、批注、拆散、抽取、撤换和增添档案材料。

第十一条 学生毕业后3个月内，如需查询其个人档案的处理情况，可通过辅导员下发的快递单号查询档案邮寄情况。

第十二条 学生档案原则上不得私自转借他人，不得擅自处理档案材料，如有特殊原因（如毕业联系政审、升学、就业、入伍、办理出国手续等）需要查（借）、复制有关本人档案证明材料，应当由查（借）、复制单位出具证明，说明使用意图，经二级学院主管负责人签字盖章后，由档案管理人员按规定查阅并提供相关证明材料。如有丢失由借阅单位负责，并依法追究其责任。

第七章  附  则

第十三条 本办法自公布之日起执行。

第十四条 本办法由学校授权学生处负责解释。